Hea partner Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutus (HITSA) on koostanud Videokohtumiste hea tava, mis sobib nii koolidele kui ettevõtetele.

Koosoleku ettevalmistamine:

• Enne ühe või teise rakenduse kasutamist testi paari-kolme erinevat, et vajadusel saaksid operatiivselt ümber lülituda
• Tee igaks (korduvaks) kohtumiseks eraldi ID või parooliga virtuaalne koosolek. Ära avalikusta parooli sotsiaalmeedias, vaid saada otse registreeritud osalejatele
• Saada osalejatele päev-paar enne virtuaalset kokkusaamist juhis koosolekuga liitumiseks koos soovitusega sisse logida veerand tundi enne algust. Võimalusel lisa kohe ka viide esitluse materjalidele
• Kui rakendusel on “ootetoa” (waiting room) funktsionaalsus, kasuta seda, nii on sul võimalus veenduda, kas osalevad oodatud/ kutsutud inimesed
• Veendu, et seadmed (mikrofonid, kõlarid ja veebikaamera) töötavad nagu vaja. Vajadusel tee eelnevalt esinejatega test, eriti hea, kui saad testida eelmisel päeval
• Pane tähele, et seljataga ei oleks infotahvlit võõrastele silmadele mittemõeldud infoga
• Oma ettekandes video jagamiseks kasuta Youtube, Vimeo (vm keskkonna) linki, mitte ekraanijagamist
• Ekraanijagamist võid asendada slaidide üles laadimisega

Koosoleku ajal:

• Sõltumata info tundlikkusest veendu koosoleku korraldajana, et koosolekul osalevad just need inimesed, kes peavad/ on kutsutud
• Sissejuhatuses korda tempokalt üle (kohalduvad) reeglid:
  - koosoleku esinejad, eesmärk, struktuur ja ajakava
  - kasutaja, kes parasjagu ei räägi, vaigistab (mute) mikrofoni
  - kasutaja, kes parasjagu ei räägi, sulgeb ka video – aktiivne video kasutus võib mõjutada helikvaliteeti
  - mikrofoni ja kaamerat kasutab üks inimene korraga – üksteisele ei räägita vahele
  - küsimusi saab küsida jooksvalt vestlusaknas, tule osalejatele veelkord meelde, et keegi ei jagaks enda ega teiste (nt õppurite) isikuandmeid
• Rõhuta osalejatele kindlasti, kui koosolek salvestatakse.
• Salvesta üritus ainult vajadusel
• Korraldajana, moderaatorina anna selgelt osalejatele sõna, vähendamaks vahelesegamist ja üksteisest üle rääkimist
• Kasuta ühisvestluse loojana oma õigust sulgeda osalejate mikrofone
• Hoia tempot, ole aktiivne ja konstruktiivne
• Osalejate aktiivseks kaasamiseks, tagasiside saamiseks ja teadmiste kontrolliks kasuta võimalusel küsimustikke (poll), mille tulemused kuva ka osalejatele
• Osalejana vali hoolikalt, millist infot videokanalisse anda!
• Koosoleku lõppedes logi välja ja/või sulge veebilehitseja  aken.

Kui veebiseminaril esineb tõrkeid (näiteks heli/pilt hangub või on katkendlik) - tõenäoliselt on põhjus ebapiisavas internetiühenduses ja/või seadmetes.

Proovi:

• logida välja ja seejärel uuesti sisse
• kasutada mõnda teist veebilehitsejat (browser)
• kasutada juhtmega internetti või Wi-Fit, mobiilse andmeside asemel
• kasutada rakenudust (äppi) veebipõhise lahenduse asemel või vastupidi
• kui osalemine veebiseminaril siiski ei õnnestu, siis teatud juhtudel on võimalik hiljem järele vaadata.

Allikas: https://projektid.hitsa.ee/display/KODUOPE/Videokohtumiste+hea+tava